O planejamento de comunicação é uma documentação que serve como um guia para orientar as decisões de marketing e relacionamento junto ao público-alvo do negócio. O plano permite organizar objetivos, investimentos para um melhor acompanhamento das decisões e do resultado gerado ao negócio.

Com o objetivo de que a empresa possa alcançar os resultados almejados, existe a necessidade de oferecer um bom atendimento ao seu cliente, buscar estratégias de vendas que sejam eficazes para o seu público, além de treinar continuamente seus colaboradores. 

Para que todos estes objetivos sejam alcançados é preciso contar com um planejamento de comunicação bem estruturado. O planejamento serve como um guia para a empresa, orientando nas decisões que serão tomadas ao longo do ciclo e garantindo um acompanhamento que permita sua efetivamente.

Sendo tão importante, elaboramos este conteúdo para que você entenda o que é esse planejamento, qual a sua importância, além de conferir dicas práticas de como aplicá-lo em um negócio. Continue a leitura e saiba mais!

O que é um planejamento estratégico de comunicação?

O planejamento estratégico de comunicação é documento que vai orientar as ações de comunicação, seja de toda empresa, seja de produtos, serviços ou campanhas individualmente. Este alinhamento serve como um roteiro, permitindo a empresa guiar seu caminho de forma objetiva.

O planejamento é desenvolvido com base numa análise profunda e considerando os objetivos, a situação do negócio e suas metas. Por conta disso, este alinhamento também é constantemente revisado e atualizado para acompanhar as mudanças no negócio e no desenvolvimento de suas ações ao longo do tempo.

Todo negócio, independentemente de seu segmento, maturidade ou mercado pode ter um plano estratégico de comunicação e marketing. Inclusive, este registro é uma ferramenta importante para empresas que estão começando ou que estão em processo de estruturação.

Ele ajuda a organizar o fluxo do desenvolvimento da empresa. Dessa forma, o planejamento de marketing, feito de forma eficaz, ajudará seu negócio a entender o mercado no qual está inserido, principalmente sobre quem são os concorrentes e o que eles estão fazendo de diferente.

Quais as etapas para a realização de um planejamento de comunicação?

Agora que você já sabe o que é o planejamento de comunicação vamos apresentar um passo a passo para que entenda um pouco mais sobre as etapas da sua realização. Veja!

Faça uma pesquisa de mercado

O primeiro passo para realizar o planejamento de comunicação é contar com um estudo detalhado sobre o seu mercado. Por meio dessa ação, a sua empresa passa a ter uma maior visão estratégica do negócio, possibilita uma decisão comercial mais fundamentada, além de ter a oportunidade de analisar estudos que apontam tendências em seu nicho de atuação.

Estudo de mercado contribui, ainda, para melhorar a relação de comunicação com os seus clientes e direcionar campanhas promocionais. Nesse sentido, para um plano de comunicação, nada melhor do que realizá-lo para ficar por dentro sobre o que o mercado tem preparado, quais são as ações adotadas além de verificar os pontos fortes e fracos de seus principais concorrentes.

Considere a situação de sua empresa em relação ao mercado

A partir do momento que esse estudo é feito, já é possível entender como a sua empresa está em relação ao mercado. Entre os pontos a serem elencados é importante analisar:

• Quais são os principais canais de comunicação utilizados pelo seu negócio?
• Quais são as suas oportunidades em relação aos concorrentes?
• Quais são as ameaças, tendo em vista os pontos fortes das outras empresas?
• Que mensagem o seu negócio transmite ao público se comparado com as outras empresas?

Para que essas perguntas sejam respondidas com maior efetividade, incentive brainstorming entre as equipes, reúna informações de todas as áreas de seu negócio, além de pesquisas contínuas com os seus clientes para saber a percepção deles sobre a empresa.

Tenha objetivos bem definidos

Seja qual for a estratégia da empresa, existe a necessidade de estabelecer metas e objetivos. Primeiro, qual é a diferença existente entre os dois? O objetivo é a descrição de onde você pretende alcançar, enquanto as metas é a definição de termos quantitativos com prazos pré-determinados.

No entanto, uma dúvida comum entre as pessoas está na definição dessas metas. Para isso, o ideal é que elas sejam S.M.A.R.T. Em tradução livre, a sigla significa:

• Específico — é preciso que todas as pessoas de sua empresa entendam essas metas e a importância que elas têm para o negócio;
• Mensurável — assim como em qualquer ação, é preciso que ela seja mensurável. Ou seja, que tenha a possibilidade de realizar o acompanhamento e entender se houve sucesso ou não por parte de sua empresa;
• Atingível — metas que não sejam atingíveis podem surtir o efeito contrário, trazendo a insatisfação de seus colaboradores;
• Relevante — quanto mais relevantes forem as suas metas, mais engajadas estarão as pessoas envolvidas nesse processo, aumentando as possibilidades de obter êxito nesse processo;
• Temporal —  as metas precisam ter um prazo com pequenos planos periódicos serem alcançáveis.

Defina a persona

Inicialmente, vamos entender um pouco mais sobre a diferença entre público-alvo e persona. Enquanto o primeiro trata-se de uma definição mais abrangente, o segundo já é mais específico para a sua empresa e para a realidade de seu negócio. Veja esses exemplos:

• público-alvo — profissional de marketing de uma empresa de médio porte. Entre os desafios encontrados pelo seu negócio um dos principais é destacar-se digitalmente;
• persona — Pedro, 30 anos. Profissional de marketing com pouco tempo de experiência no mercado. Trabalha em uma empresa do ramo alimentício, ainda muito focada nas estratégias offline. Seu desafio atual é desenvolver estratégias para que ela também seja encontrada digitalmente.

Percebeu como a persona é bem mais completa e de acordo com as especificidades de uma empresa? Para um planejamento de comunicação, essa segmentação de público será fundamental para que alcance os resultados pretendidos.

Para isso, alguns passos devem ser seguidos:

• Você pode ter mais de uma persona. Aqui, o ideal é que analise os objetivos para a definição exata de quem deseja alcançar;
• Colete dados eficazes para a elaboração de sua persona. A criação não deve ser baseada em achismos;
• Caso necessário, entreviste seus principais clientes;
• Descreva o perfil de sua persona.

Além desses pontos, entenda sobre os valores de sua empresa e as dores de sua persona, avaliando como ela poderá atuar para que os resultados sejam alcançados.

Identifique a jornada do consumidor

Conhecer a sua persona é importante para entender com quem sua empresa está se comunicando. Porém, isso é o ponto de partida para análises mais profundas que guiarão o desenvolvimento do seu planejamento estratégico.

Sabendo quem é o seu consumidor ideal é importante identificar os pontos de contato e interação que ele tem com sua marca e em quais deles irão permitir que seu clientes fique mais propenso a adquirir seus produtos ou serviços. Entender como ele age em relação a sua empresa permite que você desenvolva uma estratégia para facilitar sua conversão e diminuir o seu processo de aquisição.

Defina os canais de comunicação mais adequados

Outro ponto que se destaca em relação à definição da persona é justamente ter a possibilidade de entender onde ela está presente. Hoje, temos uma variedade significativa de canais de comunicação. No entanto, é efetivo investir em todos eles com estratégia pensada e não só para estar presente. Existe a necessidade de estar no espaço ideal para ser encontrado por quem você deseja.

Entenda: suponhamos que, apesar de sua persona consumir bastante as redes sociais, ainda seja muito influenciada por anúncios de TV. Nesse caso, o interessante é realizar uma mescla entre ambos os canais, de acordo com o orçamento de seu negócio — abordaremos sobre isso adiante.

Além disso, não é indicado investir em todas as redes sociais sem nenhum tipo de análise. Enquanto alguns públicos são mais voltados para o Instagram, outros ainda usam de forma frequente o Facebook. Ou seja, tudo vai depender das particularidades de seus clientes.

Defina o orçamento

Este ponto está intimamente ligado ao anterior. É preciso estabelecer um orçamento claro para que a sua empresa tenha uma visão mais ampla do que pode ou não ser investido. Dessa forma, ao final do planejamento estratégico de marketing, terá a possibilidade de entender o ROI das ações (Retorno sobre Investimento), além de verificar de maneira mais simplificada como foi cada ação.  

Defina o cronograma de execução

Conforme explicamos, é preciso que as metas tenham prazo para orientar melhor a sua equipe sobre o período necessário para que todas as ações ocorram. Por meio de um cronograma, há a possibilidade de entender como os colaboradores estão executando as ações, quais são as principais dificuldades encontradas e o que a equipe gestora pode fazer para auxiliá-los.

No cronograma, também há a oportunidade de identificar quem são os responsáveis por cada ação direcionando os profissionais de forma mais precisa.

Entenda as principais estratégias a serem realizadas

No planejamento de comunicação, além de ter objetivos claros e um cronograma, todas as estratégias a serem realizadas devem estar claras. Nelas, existe a necessidade de que todas as pessoas que tenham acesso a essas informações possam entender de forma clara, de modo que não haja ruídos e nem gaps que possam prejudicar os resultados.

Novamente, vamos ao exemplo da identidade visual reformulada. Suponhamos que essa empresa vai mesclar ações online e offline para que seu público tenha conhecimento sobre o tema. Nesse caso, as ações do plano serão separadas nessas duas situações, de modo que oriente quem são os profissionais responsáveis e o prazo de execução. Veja!

Faça testes  

O ideal, antes de lançar o planejamento de comunicação ao seu público, é realizar testes com um pequeno grupo de clientes das ações pretendidas. Dessa forma, há a possibilidade de verificar quais foram os pontes fortes e fracos das ideias elaboradas, de modo que sejam aperfeiçoadas antes de apresentar ao público..

Mensure constantemente os resultados

É preciso avaliar constantemente os resultados para que a sua empresa identifique falhas durante o processo, possa entender qual é a percepção dos clientes em relação às estratégias adotadas, e ainda, contar com dados documentados para futuras estratégias de sua empresa.

Quais são as principais vantagens do planejamento de comunicação?

Agora que você já conhece um pouco mais sobre as dicas para implementar um planejamento de comunicação, chegou o momento de explicarmos as vantagens que isso traz para o seu negócio. Confira!

Maior previsibilidade

O planejamento estratégico permite aumentar a previsibilidade na gestão da sua empresa. É com ele que se define metas, orçamento e prazos para a realização das ações. Com esse registro, a equipe sabe melhor suas responsabilidades e o que precisa ser feito no seu cotidiano, garantindo maior produtividade e eficiência na execução.

O acompanhamento constante também é importante pois garante o cumprimento dos objetivos. Com as informações registradas e documentadas, a empresa sabe mais facilmente o que esperar de cada ação executada e identificar potenciais oportunidades ou problemas que possam estar prejudicando a sua performance.

Melhor posicionamento de marca

A primeira delas está relacionada ao posicionamento de marca. Trata-se do lugar que a sua empresa deseja ocupar na mente de seus clientes. Aqui, é importante ressaltar que o posicionamento de marca não se refere apenas ao modo como seu público enxerga a empresa, mas sim como deseja ser vista pelas pessoas.

Entre as principais vantagens, destacamos:

• Fidelização dos clientes, uma vez que a empresa vai se preocupar com seus principais valores no momento de transmitir as mensagens, coincidindo com os valores dos clientes;
• Controle eficaz da imagem parente o mercado;
• Maior competitividade;
• Ampla conexão com o público;
• Possibilita maior efetividade para as tomadas de decisão; entre outras.

Conforme vimos, o planejamento de comunicação vai fazer um estudo sobre o cenário geral de seu negócio. Mercado, público, principais ameaças e fraquezas. Dessa forma, há a possibilidade de se comunicar de forma mais efetiva, de modo que contribua para um melhor posicionamento.

Aumento das vendas

Buscar aumento das vendas mesmo em períodos mais desafiadores: talvez esse seja um dos grandes objetivos de qualquer empresa, independentemente de seu ramo de atuação. Nesse sentido, o planejamento de comunicação contribuirá para desenvolver um relacionamento de maior qualidade com os clientes que já conhecem a sua marca, de forma que haja a fidelização.

Sabemos que manter clientes sai muito mais em conta do que atrair. Além de ter custos de marketing reduzidos, eles indicam seus produtos e serviços para outras pessoas, o que contribui de forma direta para a sua base.

Outro ponto importante: quando há uma boa comunicação, a sua empresa conseguirá transmitir uma mensagem adequada para as pessoas, de forma que elas entendam a necessidade de contar com seu negócio para solucionar suas principais dores.

Otimização de recursos

Reduzir custos sem que isso afete a qualidade dos serviços e produtos: além de conquistar diferencial competitivo, a sua empresa tem a oportunidade de atrair mais clientes devido ao cenário positivo do negócio.

Como o planejamento de comunicação contribuirá nesse sentido? Simples. Como dissemos, a definição do orçamento é uma das importantes etapas dessa estratégia. Dessa forma, o plano vai considerar diversas variáveis de suas ações para que haja um entendimento sobre os riscos existentes e dos recursos financeiros disponíveis, de acordo com os objetivos do negócio.

Redução de erros estratégicos

Muitas vezes, erros estratégicos podem culminar em uma crise de imagem para o seu negócio. O que não é nada positivo, principalmente se levarmos em consideração períodos mais desafiadores.

Nesse sentido, o plano de marketing terá a possibilidade de detalhar informações relevantes, tanto do cenário interno quanto do cenário externo. Ao definir as estratégias para o seu negócio, naturalmente vai considerar as ameaças também de forma macro (econômicas, por exemplo), contribuindo para tomadas de decisões mais efetivas.

Conhecimento do mercado

Um plano de comunicação bem feito pode trazer grandes benefícios para a empresa e o aumento do conhecimento de mercado é um deles.

Isso acontece porque, para elaborar o planejamento é preciso que você estude seu mercado e se aprofunde cada vez mais no seu público.

E, claro, quanto mais você conhece o seu público e o seu mercado, mais preparado estará para conquistar ainda mais espaço.

Quais são os erros mais comuns no planejamento de comunicação?

Agora que você já conhece as principais dicas de como elaborar o planejamento de comunicação, chegou o momento de exemplificarmos os erros mais comuns cometidos pelas empresas para que isso não se repita em seu negócio. Veja!

Não considerar o monitoramento em tempo real

Conforme explicamos, o planejamento de comunicação não termina no momento em que as estratégias são colocadas em práticas. Existe a necessidade de buscar por um monitoramento contínuo para aperfeiçoar pontos que não alcançaram os resultados pretendidos e replicar ações que trouxeram um bom retorno.

Nesse sentido, é preciso monitorar em tempo real, tanto nas ações online quanto nas offline todo o cronograma definido. Além disso, mensure como a imagem da empresa está repercutindo e quais são os pontos sensíveis que merecem atenção por parte de seu negócio — fazendo ajustes de rota sempre que preciso.

Não saber gerenciar crises

Em uma estratégia, contratempos aparecem. O planejamento de comunicação visa justamente reduzir esses riscos, mas não há como prever se situações de crises irão ocorrer.

Ao contar com um posicionamento de marca, a empresa se torna mais próxima de seus clientes, uma vez que compartilham valores. Caso haja uma interpretação equivocada nesse sentido, é preciso saber contornar a situação para que não se agrave e vire algo irrecuperável.

Em momentos de crise, o primeiro erro por parte das empresas é agir de forma irracional. Ou seja, no impulso — consequentemente, decisões precipitadas podem contribuir para repercutir ainda mais. Sendo assim, alguns passos indicados:

• Absorva o primeiro impacto da situação;
• Elabore um plano de ação;
• Tente contornar de forma rápida, mas pensando nos prós e contras de cada estratégia;
• Leve em consideração o perfil de seu cliente;
• Não retroalimente a situação.
• Tenha objetivos alinhados com a empresa

Vimos sobre a importância de um planejamento de comunicação que conta com objetivos e metas bem definidos. No entanto, quando eles estão desalinhados com a empresa, naturalmente os resultados alcançados não contribuirão para o crescimento do negócio, nem para seu diferencial competitivo.

Exemplo prático: suponhamos que o objetivo principal de sua empresa é dobrar o faturamento. Nesse caso, as estratégias de comunicação precisam atrair um volume maior de leads, além de aumentar o alcance das ações offline, não é verdade?

Sendo assim, o ideal é que haja uma mescla entre ações on e off. Se os objetivos não estiverem alinhados e o foco da empresa for voltado apenas para uma das estratégias, certamente os resultados alcançados serão abaixo do esperado pela organização.

Escolha incorreta dos canais

A escolha incorreta dos canais de comunicação será um problema caso a sua empresa não conheça a sua persona e os principais meios em que ela busca informação. Justamente por isso, que se torna tão importante realizar um estudo detalhado previamente tanto de público, quanto de mercado.

Previsão de investimentos inadequada

Para que as ações planejadas pela empresa sejam eficientes e bem executadas, o orçamento precisa estar de acordo com as expectativas. As limitações financeiras acontecem e não adianta pensar numa ação que está além das possibilidades de gastos para a empresa. Os resultados alcançados podem não ser os esperados e isso pode gerar dificuldades adicionais.

Para evitar surpresas negativas é importante trabalhar com um valor bem definido e devidamente adequado para a realidade da empresa. Se ela não tiver recursos financeiros para executar no momento é preciso readequar o planejamento, suas metas e resultados propostos. .

Por que contar com suporte especializado para o planejamento de comunicação?

Ao buscar por uma ajuda capacitada para realizar o planejamento de comunicação, você terá a oportunidade de contar com uma equipe especializada no assunto para elaborar estratégias que se alinham com os objetivos de seu negócio. Dessa forma, vai haver um estudo sobre o seu público, os canais mais indicados para a divulgação de sua marca, e também um time com conhecimento técnico e criativo para as mais diversas ações a serem implementadas.

Além disso, a equipe vai oferecer consultoria durante todo o projeto para tirar dúvidas de sua empresa sobre o cronograma, prazos e até mesmo contribuir para que as metas estejam alinhadas para trazerem resultados efetivos para o negócio.

Possibilitará, ainda, a execução das mais diversas estratégias de acordo com a necessidade do negócio, como:

• Ações de Inbound Marketing;
• Monitoramento de redes sociais;
• Estudo de mercado;
• Entendimento sobre os principais canais de divulgação offline;
• Definição do posicionamento de marca; entre outras.

Dessa forma, além de realizar o planejamento de comunicação, você terá a oportunidade ainda de contar com especialistas acompanhando a aplicação de todas as etapas do plano, monitorando de forma contínua e promovendo melhorias conforme a necessidade.

Neste conteúdo, você pôde entender o que é o planejamento de comunicação, qual é a importância para a empresa e conferiu dicas práticas de como implementá-lo. Para que seu negócio obtenha diferencial competitivo e resultados ainda mais relevantes, deve ser uma prioridade de toda a equipe buscar constantemente por novas estratégias, de modo que melhore a percepção das pessoas sobre a sua marca e construa um relacionamento próximo com sua equipe.

Se deseja saber um pouco mais sobre como profissionais capacitados podem contribuir nesse sentido, entre em contato com a gente, converse com o nosso time e saiba mais!